Kỹ năng quản lý thời gian-20 tuyệt chiêu bạn cần biết
Quản lý thời gian có lẽ là thứ quản lý đặc biệt nhất, bởi, thời gian của tất cả mọi người trên thế giới này đều như nhau. Ai cũng có đủ 24h mỗi ngày. Không ai hơn và cũng không ai ít hơn người khác. Người có kỹ năng quản lý thời gian tốt không phải là người có nhiều hơn 24h mỗi ngày, mà là người tự quản lý bản thân họ tốt hơn những người khác.
Cách bạn sử dụng thời gian, chính là cách mà bạn đang sử dụng cuộc đời của mình. Vì cứ mỗi giây trôi qua là thời gian sống của bạn trên cuộc đời này giảm một giây.
Trong bài này, tôi sẽ chia sẻ với các anh chị tất cả những gì anh chị cần phải biết về kỹ năng quản lý thời gian.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Đối với các chủ doanh nghiệp và những người làm từ quản lý cấp trung trở lên, có 4 yếu tố chính cần thực hiện để giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian:
- Phân tích công việc (Analysis)
- Lập kế hoạch (Planing)
- Giao việc (Deligation)
- Tự quản lý bản thân (Self Management)
Phân tích công việc
Mục tiêu của phân tích công việc là để biết mình thường dành thời gian hàng ngày vào những việc gì và thời gian cho mỗi công việc là bao nhiêu? Ngoài ra phân tích công việc cũng nhằm mục đích chuẩn bị cho việc lập kế hoạch và giao việc sau này.
Tôi có một khách hàng là chủ một doanh nghiệp với doanh thu khoảng 200 tỉ mỗi năm. Anh dành khoảng 60-65 giờ mỗi tuần cho công việc tại công ty và gần như không có thời gian cho gia đình và các sở thích cá nhân. 2 tuần sau khi phân tích kỹ lưỡng các công việc của mình, chúng tôi mới phát hiện ra anh ấy hoàn toàn có thể giao rất nhiều việc cho quản lý cấp trung và thư ký để xử lý giúp. Sau 4 tuần, anh đã giải phóng được gần 16h mỗi tuần. Sau khi đào tạo thêm một số kỹ năng cho nhân viên, chắc chắn con số đó sẽ còn tăng lên rất nhiều.
Phân tích công việc là việc đầu tiên bạn cần phải làm để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Phân tích thời gian làm việc
Việc đầu tiên bạn cần làm là hãy rà soát lại tất cả các công việc mình phải làm trong tuần và tổng hợp nó lại thành một bảng giống mẫu dưới đây.
Tôi hay sử dụng một bảng nhật ký, tôi gọi nó là bảng Time_log. Bảng này đơn giản chỉ là một bảng gồm các ngày từ thứ 2 tới thứ 7, có các khung giờ từ 6h sáng tới 6h tối. Cứ mỗi khi hoàn thành một việc gì đó, tôi sẽ gọi tên nó, ghi lại vào bảng time_log này để cuối tuần ngồi tổng hợp lại.
Sau mỗi tuần, hãy làm một cái bảng tổng hợp như sau:
| Công việc |
Số giờ |
| Chuẩn bị cho các công việc | 4 |
| Làm việc tại nơi khách hàng | 3 |
| Chuẩn bị nguyên vật liệu | 7 |
| Len kế hoạch đặt nguyên vật liệu | 5 |
| Chuyển giao nguyên vật liệu cho sản xuất | 10 |
| Báo giá | 20 |
| Việc giấy tờ | 5 |
| Gặp khách hàng | 7 |
| Gặp khách hàng tiềm năng | 3 |
| Giải lao, chơi game | 1 |
| Tổng cộng |
65 |
Cuối mỗi ngày, bạn cũng nên tổng hợp lại số giờ mình đã làm trong ngày đó. Bạn có thể tham khảo mẫu ở bên dưới.
| Ngày trong tuần |
Giờ làm việc |
| Thứ 2 | 14 |
| Thứ 3 | 8 |
| Thứ 4 | 14 |
| Thứ 5 | 11 |
| Thứ 6 | 10 |
| Thứ 7 | 6 |
| Chủ nhật | 2 |
| Total | 65 |
Sau khi tổng hợp cả hai bảng, bạn kiểm tra xem có điều gì không khớp với nhau không. Nếu có sự khác biệt về tổng số giờ làm việc trong cả tuần, hãy xem lại xem có ngày nào bạn thống kê sai không?
Sau khi hoàn thành, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Thứ tự ưu tiên dựa trên tầm quan trọng và độ khẩn cấp
Hầu hết các chủ doanh nghiệp và quản lý đều dành phần lớn thời gian của họ cho những việc sự vụ hàng ngày của công ty. Đó có thể là chăm sóc khách hàng, bán hàng, thực hiện dịch vụ, làm sổ sách kế toán…
Để có thể nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình, nhất định bạn cần phải phân biệt được hai tiêu chí sau đây cho mỗi công việc:
- Quan trọng: là những việc mà nếu bạn không làm nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng về sau. Lên kế hoạch hoặc hoạch định chiến lược là một việc như vậy.
- Khẩn cấp: là những việc phải hoàn tất trong 1 tuần trở lại.
Nếu dựa trên tiêu chí phân loại độ khẩn cấp và quan trọng, thì hầu hết mọi người đều tập trung vào những việc quan trọng và khẩn cấp.
Tuy nhiên, có một vấn đề lớn là bạn càng tập trung vào nó thì việc khẩn cấp như vậy càng ngày càng nhiều, nhất là khi công ty lớn lên và có nhiều khách hàng hơn. Đó cũng là lý do vì sao mọi người đang có một niềm tin sai lầm là công ty càng lớn thì chủ doanh nghiệp càng bận rộn hơn. Đây là một nghịch lý, hãy nghĩ ngược lại. Tại sao công ty lớn hơn, bạn có nhiều nguồn lực hơn, đúng ra bạn phải làm ít đi vì có nguồn lực hỗ trợ chứ?
Công ty bạn là 10 năm hay 1 năm làm 10 lần?
Tôi hay nói với cách khách hàng của mình, công ty của bạn 10 năm hay công ty của bạn là 1 năm nhưng làm 10 lần? Hai trạng thái này hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn chỉ tập trung vào việc quan trọng và khẩn cấp, cty bạn đúng nghĩa là 1 năm nhưng làm 10 lần. Mỗi năm trôi qua bạn phải chăm nhiều nhân viên hơn, nhiều khách hàng hơn thì bạn bận hơn là đúng rồi. Tuy vậy, nếu bạn chỉ dành ra mỗi tuần 4-6h để làm những việc quan trọng mà không khẩn cấp thôi, thì mọi việc sẽ thay đổi theo chiều hướng hoàn toàn khác.
Mỗi ngày 1h, mỗi tuần 4-6h, rất ít phải không nào. Nhưng hãy tưởng tượng, mỗi tuần bạn xây dựng một quy trình nào đó để hệ thống của bạn tự vận hành. Mỗi tuần một ít thôi. Một năm trôi qua, chuyện gì sẽ xảy ra? Có phải là bạn sẽ bắt đầu có một hệ thống và đội ngũ của bạn sẽ dần dần theo hệ thống đó không? Khi bạn làm việc quan trọng, việc khẩn cấp sẽ tự ít đi.
Nhìn vào hình trên, bạn hãy dành:
- 20% thời gian (4-6h mỗi tuần) cho việc quan trọng và không khẩn cấp.
- 60% cho những việc hàng ngày
- 20% cho việc không quan trọng, thậm chí là giải trí.
Hãy lập một bảng danh sách các công việc theo mẫu sau
Lập kế hoạch làm việc
Hiển nhiên bạn luôn phải có kế hoạch năm, kế hoạch tháng và kế hoạch tuần. Việc của bạn là hãy đưa các công việc vào kế hoạch làm việc hàng ngày của mình bằng một lịch làm việc mẫu. Chúng tôi gọi đó là Defaul Diary. Hãy xem một Defaul Diary mẫu ở dưới đây để bạn có thể lập cho mình một kế hoạch làm việc hoàn hảo.
Bí quyết để làm việc một cách hiệu quả là “giờ nào việc đó” và đừng để những việc không liên quan làm xao nhãng sự tập trung của bạn. Đó cũng chính là đỉnh cao của kỹ năng quản lý thời gian đấy.
Ví dụ, mỗi ngày bạn sẽ chỉ kiểm tra email và trả lời email vào 8h-9h sáng và 14h-15h chiều, tất cả các giờ còn lại đừng bận tâm tới nó. Đừng cho phép nhân viên bạn gõ cửa để duyệt báo giá hay xin ý kiến về kế hoạch cho chương trình sắp tới trong khi đó là giờ bạn dành riêng cho mình để hoạch định chiến lược.
Rộng hơn một chút, với công ty chúng ta cũng hoàn toàn có thể quy định có một ngày cụ thể để ký các giấy tờ cần thiết, ký duyệt các khoản thanh toán và thanh toán vào một ngày duy nhất trong tuần. Tôi biết có một khách hàng của tôi có ngày phải đi lại giữa công ty và nhà 3-4 lần chỉ vì nhân viên cần ký duyệt chi gấp.
Giao việc
Một trong những khó khăn lớn nhất của các chủ doanh nghiệp là họ ôm quá nhiều việc, không biết việc nào nên tự làm, việc nào nên giao cho nhân viên dưới quyền hoặc gia công ra bên ngoài. Mô hình dưới đây sẽ cho phép bạn có thể nhận biết được đâu là việc chúng ta cần giao, đâu là việc chúng ta nên làm?
Hãy nhìn vào danh sách công việc mà bạn sẽ phải làm và đưa nó vào các ô tương ứng ở hình bên dưới. Chúng ta có tổng cộng 9 ô, là giao giữa hai cột (Skill – Kỹ năng) và dòng (Sự ưa thích – Fun). Ví dụ có một công việc là lên kế hoạch hàng tháng, đây là công việc cần phải có kỹ năng cao và bạn cũng thực sự thích thú công việc này, hãy đưa nó vào ô tương ứng ở góc trên cùng bên phải, đó là nơi giao nhau giữa dòng kỹ năng cao và sự ưa thích cao.
Bạn nên điền lần lượt tất cả các công việc mà bạn phải làm vào các ô tương ứng. Các ô cần có kỹ năng thấp hoặc trung bình và bạn cũng không thực sự thích thú với nó, hãy giao nó cho nhân viên hoặc tìm một đơn vị để gia công ra ngoài.
Với nhân viên cũng vậy, để có thể đạt hiệu suất cao nhất, hãy cố gắng để họ làm những việc họ thực sự ưa thích.
Tự quản lý bản thân
Thật ra bản chất của việc nâng cao kỹ năng quản lý thời gian là nâng cao kỹ năng tự quản lý bản thân. Hãy luôn tập trung vào chỉ tiêu và kế hoạch, tập trung vào các công việc mà bạn đã hoạch định từ trước. Tôi biết có nhiều người lập kế hoạch rất tốt, nhưng họ không bao giờ làm hoặc lấy đủ lý do để không thực hiện theo các kế hoạch đó.
Để giúp bạn có thể tự quản lý bản thân và quản lý các công việc của mình. Vào cuối mỗi ngày, trước khi rời khỏi công ty hãy liệt kê ra từ 5-7 công việc cho ngày mai. Các công việc này nhất thiết phải liên quan tới mục tiêu trong tuần, tháng, quý của bạn.
Buổi sáng khi vào công ty, hãy tập trung xử lý từng việc một theo khung thời gian đã hoạch định trước. Kỷ luật bản thân là điều quan trọng nhất ở bước này.
20 tuyệt chiêu để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian
- Chế ngự việc dùng điện thoại, email & phương tiện truyền thông
- Giảm thiểu các cuộc họp
- Luôn đúng giờ
- Lập và sử dụng danh sách – lịch trình, danh sách các việc cần làm, danh sách người cần liên hệ, có kế hoạch cho các hội nghị
- Luôn đảm bảo mọi việc gắn liền với mục tiêu của bạn
- Hãy sử dung 90 bìa đựng hồ sơ đánh số từ 1-30 để hệ thống hoá thông tin trong 90 ngày có liên quan
- Chốt thời gian làm việc của bạn – default diaries
- Hạn chế các hoạt động không có trong kế hoạch. Mọi việc nên được hạn định trong 30 phút từ đầu ngày cho đến cuối ngày
- Tận dụng các thời gian lẻ “Bất đắc dĩ”: Nghe sách nói và CD khi bị kẹt xe, chờ cuộc hẹn ở văn phòng hay sân bay
- Tránh giờ cao điểm – tránh đi ngân hàng vào thứ Sáu, đặc biệt sau 11 sáng, tránh đi chợ vào ngày nghỉ cuối tuần
- Thiết lập mục tiêu cá nhân để tạo động lực và nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian
- Lên kế hoạch cho hôm sau
- Ưu tiên làm việc khó và quan trọng trước MỖI ngày
- Không tập trung vào những việc nhỏ
- Thiết lập THỜI KHÓA BIỂU và bám sát theo
- Đầu tư thời gian chứ không phải dùng thời gian
- Có lịch trình cho tất cả các cuộc họp
- Nên họp nhóm online để tiết kiệm thời gian
- Học cách trao quyền cho đội ngũ
- Thuê một nhà huấn luyện ActionCOACH để giúp bạn đi đúng hướng
5 câu hỏi cuối cùng để giúp kỹ năng quản lý thời gian của bạn tốt hơn
- Bạn đang làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày và mỗi tuần?
- Phần lớn nhóm công việc (theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp) nào bạn đang làm trong hầu hết các ngày?
- Bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi “nhóm công việc” này?
- 3 việc bạn cần phải dừng ngay là gì?
- 3 việc bạn cần phải làm ngay là gì?
- 5 việc mà bạn nên làm nhiều hơn là gì?
Điều quan trọng nhất
Nếu bạn muốn kỹ năng quản lý thời gian của mình được nâng lên, việc mà bạn cần làm đầu tiên không phải là các kỹ thuật để hiệu quả hơn, điều quan trọng mà bạn cần làm là thay đổi mối quan hệ với thời gian.
Hãy yêu thời gian
Hãy suy nghĩ xem để thay đổi một mối quan hệ bạn cần làm gì? Bạn phải làm đầu tiên là phải cảm thấy YÊU nó, BIẾT ƠN nó và LÀM BẠN với nó. Nói có vẻ quá lên nhỉ, nhưng sự thật là vậy. Hãy đưa những câu như “Tôi yêu thời gian, thời gian là người bạn tốt nhất của tôi, vì thời gian sẽ giúp tôi đạt được những điều mình muốn, thời gian giúp tôi có cơ hội mang những điều tốt đẹp nhất mà tôi có đến với thế giới này” vào các câu khẳng định mà bạn đọc vào mỗi buổi sáng.
và thoải mái với chính mình
Nếu bạn đang có một lịch làm việc chuẩn và cảm thấy hoàn toàn chưa tuân thủ được nó, hãy cảm thấy thoải mái với điều này. Ngưng ngay lập tức việc đổ lỗi cho thời gian, phàn nàn về thời gian và phán xét chính mình. Đừng căng thẳng. Mỗi ngày trôi qua, điều bạn cần làm là quan sát một cách không phán xét khả năng tận dụng thời gian của mình và tìm cách cải thiện nó mỗi ngày. Làm từng bước một, trong sự hân hoan, trong sự thoải mái và biết ơn.
Nếu bạn cần các biểu mẫu ở trên, xin vui lòng liên lạc với tôi nhé.