KPIs là gì? và 5 bước để thiết lập

KPIs là gì?

KPIs là gì? KPI viết tắt của KPI – Key Performance Indicator, là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một người, một bộ phận hay một doanh nghiệp.

Chúng ta hay nói, nhân viên A làm rất tốt, nhân viên B làm không tốt lắm.. Thế nào là rất tốt, thế nào là tốt và thế nào là không tốt lắm? Tất cả những điều này cần phải được đánh giá thông qua hiệu quả công việc, và hiệu quả công việc thể hiện qua các chỉ số đo lường là KPI.

Trong ba từ K,P và I, theo bạn tại sao lại là Key? Đơn giản là vì đó là những chỉ số trọng yếu mà khi bạn đạt được nó, thì mục tiêu của bạn cũng sẽ đạt được.

Với nhân viên bán hàng, mục tiêu cuối cùng của bạn dành cho họ là doanh số, vậy KPI dành cho nhân viên bán hàng phải là những chỉ số trọng yếu mà khi đạt được nó, chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đề ra.

Xem các bài viết khác trong chuyên mục quản trị ở đây

Nguyên nhân và kết quả

Có rất nhiều chỉ số khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng bất cứ khi nào thiết lập KPI, bạn cần phải biết những chỉ số nào là nguyên nhân, những chỉ số nào là kết quả. Bạn chỉ nên đánh giá thông qua các chỉ số là nguyên nhân dẫn đến các chỉ số khác mà thôi.

Đây là một chủ đề thực sự không đơn giản và dễ dàng nói trong vài trang của tài liệu này. Tôi sẽ cố gắng trình bày những điều căn bản nhất mang tính nguyên tắc để bạn có cái nhìn tổng quan KPIs là gì và bước đầu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình.

Có một nguyên tắc bạn cần phải nhớ, cái gì không đo lường được thì bạn sẽ không bao giờ đánh giá được. Cái gì không đánh giá được thì sẽ không thể quản lý được, và khi bạn không quản lý được, bạn sẽ không thể cải tiến được nó.

Xem thêm mô hình 6 bước xây dựng doanh nghiệp thành công

Ba thành phần của KPI / KPIs

Khi thiết lập KPI / KPIs cho một vị trí nào đó, có 3 thành phần quan trọng bạn cần phải để ý:

• Objectives: bạn muốn điều gì? Bạn kỳ vọng vào điều gì ở vị trí này?
• Measure: Bạn sẽ đo lường nó như thế nào?
• Target: Cụ thể con số mà bạn mong muốn là bao nhiêu?

KPIs là gì? KPIs có phải là để kiểm soát?

Câu trả lời là không, KPI  / KPIs là để giúp cho người chủ và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp:

• Truyền thông
• Đánh giá hiệu suất hoạt động
• Học hỏi và cải tiến
• Đưa ra quyết định và hành động

KPIs là gì và 5 bước thiết lập KPIs trong doanh nghiệp

Bước 1. Thiết lập mục tiêu

Bạn cần thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp và mục tiêu cho từng phòng ban, mục tiêu cho từng vị trí.

Bước 2. Đánh giá hiện tại

Xác định các phương thức ĐANG sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí. Các phương thức đánh giá này đã đủ hay chưa? Có phù còn hợp với mục tiêu hiện tại hay không? Có khoảng cách nào giữa cách đánh giá hiện tại và mục tiêu của doanh nghiệp không?

Đăng ký nhận file Audit KPI /KPIs hiện tại

Bước 3. Lựa chọn

Lựa chọn 5-7 đầu việc quan trọng nhất trong bản mô tả công việc của mỗi vị trí và cùng với bước 2 thiết lập phương thức đánh giá mới, các chỉ số mới. Lưu ý là cách đánh giá mới phải dựa trên các yếu tố sau đây:

• Mục tiêu
• Số liệu năm trước
• Xu thế năm nay
• Ngân sách

Bước 4. Phân tích và báo cáo.

Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích kết quả của từng vị trí. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo có thể đọc một cách dễ dàng, ngắn gọn ( trên 1 trang thôi) và có biểu đồ so sánh.

Bước 5. Cải tiến

Bước này là bước rất quan trọng, vì khi mục tiêu thay đổi, chiến lược thay đổi thì KPI / KPIs cho từng vị trí sẽ thay đổi theo. KPI / KPIs phải luôn được cập nhật hàng năm dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.

Xin lưu ý là mọi vị trí, miễn là bạn có mô tả công việc là đều có thể thiết lập KPI cho họ, ngay cả bảo vệ.

Ví dụ thực tế

Tôi muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện sử dụng KPI / KPIs để bạn thực sự hiểu KPIs là gì và chúng tôi sử dụng nó như thế nào?

Doanh nghiệp này có khoảng 30 nhân viên kinh doanh và chia làm nhiều khu vực khác nhau. Trong tháng 4 và tháng 5 năm ngoái, tình hình doanh thu giảm đi rất nhiều. Một phần vì những bất lợi của thời tiết, nhưng đâu đó, tôi vẫn tin là do chưa làm hết sức có thể.

Sau khi hỏi kỹ, tôi phát hiện ra là công ty có đặt ra KPI /KPIs cho nhân viên kinh doanh là mỗi ngày liên lạc với 15 khách hàng. KPI /KPIs này đã đặt ra từ mấy năm trước. Gần như ngay lập tức tôi biết rằng là con số 15 này không còn đúng nữa.

Đo lường

Tôi gửi cho họ một file excel, ghi nhận lại các con số từng ngày của mỗi sales bao gồm: bạn liên lạc với bao nhiêu người? tỉ lệ bán hàng thành công là bao nhiêu? Mỗi lần bán được bao nhiêu tiền? Mỗi người mua lặp lại bao nhiêu lần?

Chỉ có vài con số như vậy thôi. Chúng tôi cho đo liên tục trong 2 tuần. Sau 2 tuần phân tích số liệu, họ phát hiện ra, nếu chỉ với các con số này, mỗi nhân viên chỉ có thể đạt 1/2 chỉ tiêu mà công ty đã đề ra.

Sự thật đúng là như vậy, 3 năm trước họ đặt ra KPI /KPIs này và mức doanh thu kỳ vọng lúc đó mới khoảng 10 triệu Đô la mỗi năm, trong khi năm 2016 họ đặt chỉ tiêu là gần 20 triệu Đô la. Bạn thấy đấy, một khi thiết lập KPI / KPIs sai hoặc không cập nhật, hậu quả thật khủng khiếp.

Kết quả

3 tuần sau khi điều chỉnh lại KPI /KPIs cho từng sales, doanh thu công ty gần quay trở lại mức kỳ vọng ban đầu. Bạn có thấy tuyệt vời không?

Hãy chú ý đến đoạn in nghiêng và đậm ở trên, đó là những KPI / KPIs quan trọng nhất cho một nhân viên bán hàng đấy. Bạn có thể lên Youtube, tìm đến videos có tên là 5 bước để gia tăng lợi nhuận của tôi để hiểu thêm về nó. Nếu tìm không thấy, bạn có thể email đến tôi, tôi sẽ gửi cho bạn hoặc mời bạn đến chương trình huấn luyện mô hình 6 bước để xây dựng doanh nghiệp thành công của tôi. Trong ngày huấn luyện đó, tôi cũng sẽ trình bày rất chi tiết nội dung này và ứng dụng của nó.

Video về 5 bước gia tăng lợi nhuận

Một số nhóm KPI / KPIs để lựa chọn

Tôi hay nhận được các câu hỏi như là KPIs là gì hay làm sao để thiết lpj KPIs, cho tôi xin vài mẫu KPIs được không? Hãy tham khảo các KPIs mẫu dưới đây nhé.

KPIs mẫu cho Sales – KPIs mẫu cho marketing

1. Thị phần
2. Khách hàng tiềm năng phân loại theo nguồn
3. Số lượng khách hàng tiềm năng
4. Tỉ lệ chuyển đổi
5. Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng
6. Lợi nhuận trên mỗi khách hàng
7. Số lượng giao dịch trung bình trên mỗi khách hàng
8. Độ hài lòng của khách hàng
9. Số lượng khách hàng mới
10. Độ nhận diện thương hiệu
11. Số lượng khách hàng hiện có

12. Số lượng khách hàng được giới thiệu
13. Tỉ trọng doanh thu trên từng mặt hàng
14. Tỉ lệ khách hàng tái ký hợp đồng hay mua lại
15. Giá trị vòng đời của khách hàng

KPI / KPIs mẫu cho Tài chính

1. Doanh thu
2. Tỉ suất lợi nhuận ròng
3. Tỉ suất lợi nhuận gộp
4. ROI
5. Tiền mặt
6. Giá vốn hàng bán
7. Vòng quay tồn kho
8. Dòng tiền
9. Vay ngân hàng
10. Lưu kho
11. Tuổi nợ
12. EBITDA
13. Chi phí sửa chữa hàng năm
14. Tỉ lệ nợ và tài sản
15. Đầu tư nghiên cứu và phát triển
16. Chi phí đào tạo
17. Chi phí marketing
18. Khấu hao tài sản
19. Tài sản cố định
20. Nợ ngắn hạn
21. Chi phí lãi vay
22. Nợ xấu
23. Chiết khấu

KPI / KPIs mẫu cho hoạt động hàng ngày

1. Chi phí trên mỗi sản phẩm
2. Số lượng nhân viên
3. Chi phí
4. Thời gian phản hồi cho khách hàng
5. Timeliness
6. Dịch vụ sau bán hàng
   1. Phần trăm hay số lượng sản phẩm phải bảo hành
   2. Trả hàng
   3. Sai sót khi giao hàng
7. Số lượng khách hàng phản hồi
8. Số lượng đơn hàng bị hủy trước khi giao
9. Số lượng đơn hàng giao sai
10. Giờ công lao động
11. Thời gian phải làm thêm
12. Thời gian bị gián đoạn kinh doanh
13. Chi phí bảo trì

KPI / KPIs mẫu cho nhân sự

1. Số lượng nhân viên
2. Số lượng quản lý
3. Tỉ lệ quản lý trên nhân viên
4. Nghỉ việc
5. Số lượng nhân viên mới
6. Số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên
7. Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên
8. Chi phí tuyển dụng nhân sự mới
9. Phần trăm nhân viên được đào tạo đầy đủ
10. Tỉ lệ biến động nhân sự

Độ hài lòng của nhân viên

1. Kết quả hoạt động trên mỗi nhân viên
2. Doanh thu trên mỗi nhân viên
3. Hiệu suất hoạt động

KPI / KPIs cho nhà cung cấp

Độ hài lòng với nhà cung cấp

1. Thời gian phản hồi
2. So sánh chi phí trên từng nhà cung cấp
3. Giao hàng đúng hẹn
4. Độ hài lòng
5. Số lượng hay phần trăm hàng lỗi
6. Công nợ
7. Số lượng nhà cung cấp

Độ hài lòng của nhà cung cấp

1. Lợi nhuận cho nhà cung cấp
2. Phản hồi với nhà cung cấp
3. Thanh toán

KPI / KPIs cho đổi mới sáng tạo

1. Doanh thu trên sản phẩm mới hàng năm
2. Doanh thu từ thị trường mới
3. Doanh thu từ phân khúc khách hàng mới
4. Số lượng khách hàng mới
5. Thời gian ra thị trường của sản phẩm mới
6. Thời gian ra thị trường của dịch vụ mới
7. Ngân sách hàng năm cho R & D

Nếu đọc tới đây, bạn vẫn chưa hiểu KPI là gì, hoặc nếu bạn muốn dành thời gian tìm hiểu sâu hơn về 9 bước xây dựng hệ thống trong doanh nghiệp, xin vui lòng liên lạc với tôi và đặt lịch 1h tại đây nhé.

Nếu anh chị cảm thấy những bài viết này là hữu ích và muốn tìm thêm các giải pháp toàn diện cho các vấn đề trong doanh nghiệp của mình, hãy đặt lịch huấn luyện miễn phí 1h tại đây
Ngoài ra, xin hãy giúp tôi đánh giá 5* cho bài viết này nhé.