HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Hệ thống doanh nghiệp một cách hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc, hạn chế sự sai sót cho bạn và team của bạn. Quy tắc cơ bản cho hệ thống doanh nghiệp là : Hệ thống hóa các công việc hằng ngày, con người giải quyết những điều ngoại lệ.

Tất cả những gì không được hệ thống hóa thì cần con người điều hành. Luôn luôn xem xét đến việc tạo ra quy trình hệ thống hơn là thuê nhiều người. Hệ thống doanh nghiệp có nghĩa là mọi việc được hoàn thành một cách nhất quán, bất kể là ai trong nhóm

Nhớ rằng

• Hệ thống điều hành doanh nghiệp của bạn
• Con người điều hành hệ thống
• Bạn lãnh đạo con người

Bốn bước cơ bản để hệ thống doanh nghiệp

Sơ đồ cho quy trình

Bạn cần phải sơ đồ hóa một lượt các quy trình để đảm bảo mọi thứ ăn khớp với nhau, thậm chí là loại bỏ những dư thừa không cần thiết.

Ghi lại cách nó được thực hiện

Yêu cầu thành viên trong team hiện đang thực hiện công việc viết ra từng bước khi thực hiện một nhiệm vụ. Người này sau đó tìm một người mới để thực hiện nhiệm vụ đó theo các bước đã ghi. Nếu người hiện làm việc đó phải giải thích bất cứ thứ gì cho người mới thì thông tin đó sẽ được thêm vào quy trình. Khi đã hoàn thành bắt đầu lại với người khác cho đến khi bạn chứng minh rằng bất kì ai cũng có thể thực hiện nhiệm vụ đó mà không cần sự hỗ trợ.

Đo lường kết quả bằng cách sử dụng KPI

Thông thường mỗi đầu việc sẽ có ít nhất 5 chỉ số quan trọng để đo lường cách mà một người đã thực hiện việc đó. Hãy suy nghĩ xem bạn sẽ sử dụng 5 chỉ số nào để đo lường cho từng việc. Ví dụ, với người bán hàng thì đó là số khách hàng tiềm năng tạo ra được, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu trung bình mỗi lần bán, số lần mua lặp lại, sự hài lòng, tỉ suất lợi nhuận gộp…

Xem thêm về KPI

Và cách sử dụng một số KPIs quan trọng cho sales

Cho phép hệ thống thay đổi khi doanh nghiệp phát triển

Hãy đảm bảo rằng hệ thống của bạn tự điều chỉnh để cho phép nó phát triển cùng tiến độ mà doanh nghiệp của bạn phát triển

Làm sao để biết cần hệ thống ở đâu?

Khi bạn bắt đầu hệ thống doanh nghiệp của mình, hãy tự hỏi các câu hỏi sau:

• Việc gì bạn đang thường xuyên làm mà một thành viên khác hoàn toàn có thể làm được?
• Có điều gì bạn đang thích làm, nhưng thực ra team của bạn có thể thay thế được không?
• Có điều gì bạn đang ghét làm mà vẫn phải làm không?
• Có điều gì bạn đang làm mà các công cụ trực tuyến, các giải pháp công nghệ sẽ làm tốt hơn nhiều không?

Một số gợi ý cho việc hệ thống doanh nghiệp

• Đừng làm phức tạp quá, nếu không mọi người sẽ không theo chúng. Đơn giản mọi thứ!
• Sử dụng nhiều hình ảnh, video, thu âm… Điều này làm cho hệ thống dễ dàng hơn khi tuân thủ.
• Mọi thứ cần được lưu trữ ở một nơi dễ tìm kiếm và dễ dàng truy cập. Mọi thành viên đều được yêu cầu định kỳ kiểm tra xem những đầu việc mình làm hàng ngày có đang được hỗ trợ một cách đầy đủ không và có biểu mẫu rõ ràng không?

Danh sách các đầu việc nên được hệ thống

Hệ thống vận hành văn phòng hàng ngày

• Trả lời điện thoại
• Nhận và trả lời thư tín/email
• Mua và bảo dưỡng các thiết bị văn phòng
• Gửi fax và email
• Giai quyết yêu cầu phát sinh từ nội bộ hoặc bên ngoài
• Sao lưu và lưu trữ dữ liệu

Hệ thống phát triển sản phẩm

• Phát triển và bảo vệ sản phẩm một cách hợp pháp
• Phát triển bao bì và các tài liệu liên quan ( catalogues)
• Phát triển phương thức và quy trình sản xuất
• Phát triển quy trình quản lý chi phí và đấu thầu sản xuấ

Hệ thống sản xuất và kho

• Lựa chọn nhà cung cấp
• Xác định sản phẩm hay dịch vụ đang được bảo hành hoặc tới hạn
• Xác lập giá sản phẩm hay dịch vụ( bán lẻ và bán sỉ)
• Xác lập quy trình mua sắm để sản xuất và tồn kho
• Nhận và lưu kho sản phẩm
• Điều chỉnh hàng tồn kho và số liệu kế toán

Hệ thống xử lý và theo dõi đơn đặt hàng

• Nhận đơn hàng và ghi nhận lại bằng mail, fax, phone, online
• Hoàn thành và đóng gói các đơn đặt hàng
• Xác nhận các chi tiết trước khi sản phẩm hay dịch vụ được giao
• Gửi các đơn hàng
• Hệ thống quản lý chi phí vận chuyển
• Hệ thống theo dõi đơn hàng

Hệ thống lập hóa đơn và tài khoản phải thu

• Lên hóa đơn cho khách hàng
• Nhận thanh toán và phương thức thanh toán ( tiền mặt, séc, hoặc thẻ tín dụng)
• Theo dõi các khoản tín dụng của khách hàng và các khoản phải thu
• Quy trình thu hồi công nợ cho các khoản phải thu và các khoản quá hạn

Hệ thống chăm sóc khách hàng

• Quy trình nhận hàng trả lại và trả tiền cho khách
• Trả lời những phản ánh của khách hàng
• Thay thế những sản phẩm lỗi hay cung cấp dịch vụ bảo hành
• Đo lường chất lượng và sự chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ

Hệ thống khoản phải trả

• Quy trình mua và phê duyệt việc mua
• Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Hệ thống Sales và Marketing

• Xây dựng kế hoach marketing tổng hợp
• Thiết kế và sản xuất vật liệu quảng cáo
• Phát triển khách hàng tiềm năng
• Tạo ra kế hoạch quảng cáo
• Xây dựng kế hoạch quan hệ công chúng
• Xây dựng kế hoạch thư trực tiếp
• Phát triển và duy trì hệ thống dữ liệu
• Phát triển và duy trì website
• Phân tích và theo dõi số liệu sales
• Liên tục đo lường số lượng và nguồn gốc khách hàng
• Đo lường tỉ lệ chuyển đổi cho từng nhân viên bán hàng
• Đo lường số tiền trung bình cho các thành vi
• Đo lường tỉ suất lợi nhuận

Hệ thống con người và đào tạo

• Quy trình tuyển dụng
• Huấn luyện nhân viên
• Quy trình trả lương
• Chương trình giới thiệu nhân sự mới hay thăng chức cho thành viên
• Mô tả vị trí công việc thành viên
• Kế hoạch nghề nghiệp
• Văn hóa công ty
• Tầm nhìn và sứ mệnh công ty
• Đánh giá hiệu suất làm việc của team
• Giải quyết xung đột
• Kế hoạch nhân sự dự phòng
• Hệ thống dự phòng

Xem thêm cách xây dựng tầm nhìn công ty tại đây

Hệ thống kế toán tổng hợp

• Quản lý quy trình kế toán ngày , tuần, tháng, năm
• Hoàn thành và theo dõi ngân sách tháng và năm
• Hoàn thành bảng cân đối kế toán hàng tháng
• Cập nhật bảng dòng tiền ngày và tuần
• Quản lý tiền mặt với các nhu cầu vay trong tương lai được đảm bảo và có sẵn
• Lập ngân sách và dự báo
• Báo cáo thuế – lương và khấu trừ thanh toán
• Hoàn thành bảng cân đối kế toán ngân hàng
• Duy trì đăng kí tài sản bao gồm khấu hao

Hệ thống doanh nghiệp cho các mục tiêu chung

• Đàm phán, soạn thảo, thực hiện hợp đồng
• Phát triển và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ
• Quản lý nhu cầu bảo hiểm và bảo hiểm
• Báo cáo và nộp thuế
• Lập kế hoạch cho các loại thuế
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ
• Bảo dưỡng thiết bị
• Duy trì quan hệ nhà đầu tư/ cổ đông
• Quy trình lưu thông tin
• Đảm bảo an toàn về pháp lý
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh để phát triển

Hệ thống quản lý các tài sản

• Duy trì và thiết kế hệ thống điện thoại và điện
• Nâng cấp thiết bị văn phòng
• Giấy phép và lệ phí
• Giấy phép nhượng quyền
• Cấp phép cho các đối tác nhượng quyền
• Đảm bảo an ninh toàn cho các trang thiết bị và tài sản

Quy trình tuyển dụng: làm thế nào tuyển được nhân sự giỏi?

Đây có thể sẽ là một cách tiếp cận hoàn toàn mới với bạn và công ty của bạn. Nhưng hãy tin rằng, nếu bạn không thay đổi quy trình tuyển dụng và cách thức bạn đã làm từ trước tới giờ thì bạn sẽ chỉ nhận được những kết quả như cũ.

Trong bài viết này tôi sẽ trình bày một cách chi tiết việc xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất. Quy trình để đảm bảo bạn sẽ tuyển được đúng những người như kỳ vọng.

4 Nguyên tắc của việc xây dựng quy trình tuyển dụng

• Thu hút một lượng lớn ứng viên để bạn có cơ hội tuyển đúng người
• Hãy sử dụng nhiều vòng và nhiều cách khách nhau để loại bớt các ứng viên không chất lượng
• Hãy tìm cách quan sát các ứng viên ở vòng cuối cùng cách mà họ thể hiện trong công việc để không ngỡ ngàng khi họ đến làm việc ngày đầu tiên
• Đánh giá các ứng viên cuối cùng về phong cách, hành vi và sự phù hợp với văn hóa công ty. Một số bài test được khuyến khích như DISC, EQ (Trí thông minh cảm xúc)

Quy trình tuyển dụng 6 bước từ ActionCOACH ( Việt Nam )

Dưới đây là tổng quan về quy trình tuyển dụng 6 bước mà bạn hoàn toàn có thể tham khảo và chỉnh sửa lại cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Viết xuống một các chính xác ứng viên lý tưởng mà bạn muốn có sẽ như thế nào?
2. Chuẩn bị các quảng cáo hấp dẫn cho vị trí này, y hệt như việc bạn quảng cáo để có khách hàng mới.
3. Ra quyết định đâu là các kênh mà bạn sẽ đặt các quảng cáo của mình.
4. Sàng lọc ứng viên
5. Phỏng vấn ứng viên
6. Gặp mặt và chốt lại, tại sao họ nên làm việc cho bạn?

Mô tả công việc một cách rõ ràng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng mà bạn cần phải làm và làm một cách rõ ràng. Trong mấy năm làm việc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều mà tôi nhận ra là mọi người đã không làm bước này một cách kỹ càng. Họ chỉ biết mình cần vị trí nào và lên mạng lấy vài thông tin gần giống và sửa lại để đăng lên. Dĩ nhiên sẽ không thể có ứng viên tốt nếu bạn làm theo cách này.

Ít nhất ở bước này bạn phải có đủ các thông tin sau:

• Vai trò, trách nhiệm, nhiệm vụ phải thực hiện
• Mức lương, thưởng
• Các kỹ năng và giá trị cần phải có
• Các chỉ số KPIs mà bạn cần ở vị trí này

Viết một đoạn quảng cáo cho nó

Dù là một quy trình tuyển dụng thôi nhưng bạn cũng cần phải có tư duy của người làm marketing. Các đoạn quảng cáo vẫn phải tuân thủ theo nguyên tắc: Gây ấn tượng, Tạo sự thích thú, Tạo ra sự khao khát và Kêu gọi hành động một cách rõ ràng.

Dưới đây là những điều bạn cần phải làm được:

• Các tiêu đề quảng cáo phải đủ hấp dẫn, dễ hiểu
• Tiêu đề nên là một câu hỏi
• Tập trung vào lợi ích của công việc này
• Tập trung vào hiện tại, không phải quá khứ cũng không phải tương lai
• Hãy cụ thể và tạo sự thú vị
• Có cách để phân loại trình độ người đọc
• Kêu gọi hành động
• Tập trung, trực tiếp và không nói lòng vòng.
• Tránh những ngôn từ phân biệt đối xử

Tìm kiếm các ứng viên tiềm năng càng nhiều càng tốt

Đây là bước mà bạn bắt đầu tìm kiếm các ứng viên cho vị trí của mình. Nên nhớ là bạn càng có nhiều ứng viên và càng chất lượng thì bạn càng có cơ hội tìm kiếm được đúng người.

Ở bước này của quy trình tuyển dụng, bạn cần để ý một số vấn đề sau đây:

• Tìm kiếm từ bên trong tổ chức của mình. Có thể có ai đó muốn thay đổi vị trí.
• Nhân viên hiện tại của bạn có thể hoàn toàn giới thiệu người thân hay bạn bè của họ vào công ty. Hãy nghĩ tới một phần thưởng nhỏ cho họ vì điều này/
• Đặt quảng cáo ở nơi bạn làm việc
• Quảng cáo trên các báo địa phương
• Quảng cáo trên các ấn phẩm chuyên ngành
• Quảng cáo ở các trường đại học
• Gửi thông tin tới cơ sở dữ liệu mà bạn có.
• Sử dụng headhunter, agency
• Tìm kiếm ít nhất từ 5-10 agency
• Đăng lên ít nhất 10 website tuyển dụng khác nhau
• Đăng lên các bản tin công ty

Bắt đầu quá trình sàng lọc ứng viên

• Thiết lập một số điện thoại riêng chỉ cho việc tuyển dụng và thực hiện quy trình tuyển dụng này.
• Xây dựng một kịch bản cho việc trả lời các ứng viên gọi vào.
• Khi ứng viên gọi tới, bạn nên đặt ít nhất 03 câu hỏi:
  • Giới thiệu về bản thân ứng viên
  • Tại sao bạn muốn nhận công việc này?
  • Thành công trong quá khứ của bạn là gì?
• Lắng nghe các câu trả lời một cách cẩn thận, ít nhất trong vòng 20 phút. Sau đó đánh giá họ và phân vào 4 nhóm sau đây:
  • A: Có trình độ cần thiết và các phẩm chất cần thiết
  • B: có trình độ chuyên môn cần thiết.
  • C: Thiếu một số yếu tố nhưng thú vị. Có thể phù hợp với công việc khác hoặc thời điểm khác
  • D: Không cần tới.
• Lọc ra danh sách gồm các ứng viên nhóm A và Nhóm B và chuẩn bị cho bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Phỏng vấn ứng viên

Chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn nhóm trong vòng khoảng 4h.

• Giới thiệu về công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa công ty.
• Giới thiệu về các vị trí tuyển dụng
• Ứng viên giới thiệu
• Có thể tổ chức các trò chơi để nhận diện rõ hơn hành vi và tính cách ứng viên
• Mời các thành viên cũ ở các phòng ban đến để cùng tìm kiếm ứng viên phù hợp. Suy cho cùng sau này chính họ mới là người làm việc với các ứng viên này nếu đạt.

Phỏng vấn cá nhân

• Phát triển một bộ câu hỏi để đánh giá các kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng
• Xây dựng bộ câu hỏi để tìm ra thói quen, hành vi của ứng viên để đánh giá độ phù hợp với văn hóa công ty.
• Đánh giá điểm cho các ứng viên theo một tiêu chí nhất định.
• Đánh giá DISC của ứng viên
• Đàm phán mức lương – thưởng và phúc lợi
• Kiểm tra các thông tin từ nhà tuyển dụng cũ về ứng viên

Trong quá trình làm việc với các khách hàng của mình, tôi có phát triển được một bộ gồm hàng trăm câu hỏi để đánh giá hành vi của ứng viên. Nếu bạn quan tâm, hãy liên lạc với tôi để được nhận. Đây là một tài  liệu vô cùng quý giá.

Đề nghị hợp đồng

• Đưa ra các đề nghị với ứng viên về lương, thưởng, phúc lợi, điều kiện làm việc
• Bạn hãy cho họ biết tại sao bạn nghĩ họ phù hợp với vị trí này
• Hãy cho họ thấy các cơ hội
• Hãy làm những điều này một cách nồng nhiệt và chân thành
• Đánh giá các nội dung pháp lý, tham khảo từ nhà tuyển dụng cũ, bằng cấp, chứng minh năng lực…

Hoàn tất các thủ tục

Các thủ tục kiểm tra phải được hoàn thành sớm nhất có thể. Các ứng viên luôn muốn được thông báo trước khi có văn bản chính thức.

Gửi cho ứng viên một thông báo chính thức bao gồm:

• Thư mời làm việc
• tên vị trí
• Các điều kiện làm việc
• Ngày bắt đầu
• Thời gian thử việc
• Các điều khoản
• yêu cầu các hành động để hoàn thành thủ tục
• Chuẩn bị một chương trình định hướng trong 2 tháng sắp tới cho ứng viên

Wao, cuối cùng là bạn đã có một ứng viên tuyệt vời rồi.

Xem thêm một trường hợp khách hàng của tôi đã áp dụng quy trình này thế nào?

KPIs là gì? và 5 bước để thiết lập

KPIs là gì?

KPIs là gì? KPI viết tắt của KPI – Key Performance Indicator, là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một người, một bộ phận hay một doanh nghiệp.

Chúng ta hay nói, nhân viên A làm rất tốt, nhân viên B làm không tốt lắm.. Thế nào là rất tốt, thế nào là tốt và thế nào là không tốt lắm? Tất cả những điều này cần phải được đánh giá thông qua hiệu quả công việc, và hiệu quả công việc thể hiện qua các chỉ số đo lường là KPI.

Trong ba từ K,P và I, theo bạn tại sao lại là Key? Đơn giản là vì đó là những chỉ số trọng yếu mà khi bạn đạt được nó, thì mục tiêu của bạn cũng sẽ đạt được.

Với nhân viên bán hàng, mục tiêu cuối cùng của bạn dành cho họ là doanh số, vậy KPI dành cho nhân viên bán hàng phải là những chỉ số trọng yếu mà khi đạt được nó, chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đề ra.

Xem các bài viết khác trong chuyên mục quản trị ở đây

Nguyên nhân và kết quả

Có rất nhiều chỉ số khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng bất cứ khi nào thiết lập KPI, bạn cần phải biết những chỉ số nào là nguyên nhân, những chỉ số nào là kết quả. Bạn chỉ nên đánh giá thông qua các chỉ số là nguyên nhân dẫn đến các chỉ số khác mà thôi.

Đây là một chủ đề thực sự không đơn giản và dễ dàng nói trong vài trang của tài liệu này. Tôi sẽ cố gắng trình bày những điều căn bản nhất mang tính nguyên tắc để bạn có cái nhìn tổng quan KPIs là gì và bước đầu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình.

Có một nguyên tắc bạn cần phải nhớ, cái gì không đo lường được thì bạn sẽ không bao giờ đánh giá được. Cái gì không đánh giá được thì sẽ không thể quản lý được, và khi bạn không quản lý được, bạn sẽ không thể cải tiến được nó.

Xem thêm mô hình 6 bước xây dựng doanh nghiệp thành công

Ba thành phần của KPI / KPIs

Khi thiết lập KPI / KPIs cho một vị trí nào đó, có 3 thành phần quan trọng bạn cần phải để ý:

• Objectives: bạn muốn điều gì? Bạn kỳ vọng vào điều gì ở vị trí này?
• Measure: Bạn sẽ đo lường nó như thế nào?
• Target: Cụ thể con số mà bạn mong muốn là bao nhiêu?

KPIs là gì? KPIs có phải là để kiểm soát?

Câu trả lời là không, KPI  / KPIs là để giúp cho người chủ và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp:

• Truyền thông
• Đánh giá hiệu suất hoạt động
• Học hỏi và cải tiến
• Đưa ra quyết định và hành động

KPIs là gì và 5 bước thiết lập KPIs trong doanh nghiệp

Bước 1. Thiết lập mục tiêu

Bạn cần thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp và mục tiêu cho từng phòng ban, mục tiêu cho từng vị trí.

Bước 2. Đánh giá hiện tại

Xác định các phương thức ĐANG sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí. Các phương thức đánh giá này đã đủ hay chưa? Có phù còn hợp với mục tiêu hiện tại hay không? Có khoảng cách nào giữa cách đánh giá hiện tại và mục tiêu của doanh nghiệp không?

Đăng ký nhận file Audit KPI /KPIs hiện tại

Bước 3. Lựa chọn

Lựa chọn 5-7 đầu việc quan trọng nhất trong bản mô tả công việc của mỗi vị trí và cùng với bước 2 thiết lập phương thức đánh giá mới, các chỉ số mới. Lưu ý là cách đánh giá mới phải dựa trên các yếu tố sau đây:

• Mục tiêu
• Số liệu năm trước
• Xu thế năm nay
• Ngân sách

Bước 4. Phân tích và báo cáo.

Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích kết quả của từng vị trí. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo có thể đọc một cách dễ dàng, ngắn gọn ( trên 1 trang thôi) và có biểu đồ so sánh.

Bước 5. Cải tiến

Bước này là bước rất quan trọng, vì khi mục tiêu thay đổi, chiến lược thay đổi thì KPI / KPIs cho từng vị trí sẽ thay đổi theo. KPI / KPIs phải luôn được cập nhật hàng năm dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.

Xin lưu ý là mọi vị trí, miễn là bạn có mô tả công việc là đều có thể thiết lập KPI cho họ, ngay cả bảo vệ.

Ví dụ thực tế

Tôi muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện sử dụng KPI / KPIs để bạn thực sự hiểu KPIs là gì và chúng tôi sử dụng nó như thế nào?

Doanh nghiệp này có khoảng 30 nhân viên kinh doanh và chia làm nhiều khu vực khác nhau. Trong tháng 4 và tháng 5 năm ngoái, tình hình doanh thu giảm đi rất nhiều. Một phần vì những bất lợi của thời tiết, nhưng đâu đó, tôi vẫn tin là do chưa làm hết sức có thể.

Sau khi hỏi kỹ, tôi phát hiện ra là công ty có đặt ra KPI /KPIs cho nhân viên kinh doanh là mỗi ngày liên lạc với 15 khách hàng. KPI /KPIs này đã đặt ra từ mấy năm trước. Gần như ngay lập tức tôi biết rằng là con số 15 này không còn đúng nữa.

Đo lường

Tôi gửi cho họ một file excel, ghi nhận lại các con số từng ngày của mỗi sales bao gồm: bạn liên lạc với bao nhiêu người? tỉ lệ bán hàng thành công là bao nhiêu? Mỗi lần bán được bao nhiêu tiền? Mỗi người mua lặp lại bao nhiêu lần?

Chỉ có vài con số như vậy thôi. Chúng tôi cho đo liên tục trong 2 tuần. Sau 2 tuần phân tích số liệu, họ phát hiện ra, nếu chỉ với các con số này, mỗi nhân viên chỉ có thể đạt 1/2 chỉ tiêu mà công ty đã đề ra.

Sự thật đúng là như vậy, 3 năm trước họ đặt ra KPI /KPIs này và mức doanh thu kỳ vọng lúc đó mới khoảng 10 triệu Đô la mỗi năm, trong khi năm 2016 họ đặt chỉ tiêu là gần 20 triệu Đô la. Bạn thấy đấy, một khi thiết lập KPI / KPIs sai hoặc không cập nhật, hậu quả thật khủng khiếp.

Kết quả

3 tuần sau khi điều chỉnh lại KPI /KPIs cho từng sales, doanh thu công ty gần quay trở lại mức kỳ vọng ban đầu. Bạn có thấy tuyệt vời không?

Hãy chú ý đến đoạn in nghiêng và đậm ở trên, đó là những KPI / KPIs quan trọng nhất cho một nhân viên bán hàng đấy. Bạn có thể lên Youtube, tìm đến videos có tên là 5 bước để gia tăng lợi nhuận của tôi để hiểu thêm về nó. Nếu tìm không thấy, bạn có thể email đến tôi, tôi sẽ gửi cho bạn hoặc mời bạn đến chương trình huấn luyện mô hình 6 bước để xây dựng doanh nghiệp thành công của tôi. Trong ngày huấn luyện đó, tôi cũng sẽ trình bày rất chi tiết nội dung này và ứng dụng của nó.

Video về 5 bước gia tăng lợi nhuận

Một số nhóm KPI / KPIs để lựa chọn

Tôi hay nhận được các câu hỏi như là KPIs là gì hay làm sao để thiết lpj KPIs, cho tôi xin vài mẫu KPIs được không? Hãy tham khảo các KPIs mẫu dưới đây nhé.

KPIs mẫu cho Sales – KPIs mẫu cho marketing

1. Thị phần
2. Khách hàng tiềm năng phân loại theo nguồn
3. Số lượng khách hàng tiềm năng
4. Tỉ lệ chuyển đổi
5. Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng
6. Lợi nhuận trên mỗi khách hàng
7. Số lượng giao dịch trung bình trên mỗi khách hàng
8. Độ hài lòng của khách hàng
9. Số lượng khách hàng mới
10. Độ nhận diện thương hiệu
11. Số lượng khách hàng hiện có

12. Số lượng khách hàng được giới thiệu
13. Tỉ trọng doanh thu trên từng mặt hàng
14. Tỉ lệ khách hàng tái ký hợp đồng hay mua lại
15. Giá trị vòng đời của khách hàng

KPI / KPIs mẫu cho Tài chính

1. Doanh thu
2. Tỉ suất lợi nhuận ròng
3. Tỉ suất lợi nhuận gộp
4. ROI
5. Tiền mặt
6. Giá vốn hàng bán
7. Vòng quay tồn kho
8. Dòng tiền
9. Vay ngân hàng
10. Lưu kho
11. Tuổi nợ
12. EBITDA
13. Chi phí sửa chữa hàng năm
14. Tỉ lệ nợ và tài sản
15. Đầu tư nghiên cứu và phát triển
16. Chi phí đào tạo
17. Chi phí marketing
18. Khấu hao tài sản
19. Tài sản cố định
20. Nợ ngắn hạn
21. Chi phí lãi vay
22. Nợ xấu
23. Chiết khấu

KPI / KPIs mẫu cho hoạt động hàng ngày

1. Chi phí trên mỗi sản phẩm
2. Số lượng nhân viên
3. Chi phí
4. Thời gian phản hồi cho khách hàng
5. Timeliness
6. Dịch vụ sau bán hàng
   1. Phần trăm hay số lượng sản phẩm phải bảo hành
   2. Trả hàng
   3. Sai sót khi giao hàng
7. Số lượng khách hàng phản hồi
8. Số lượng đơn hàng bị hủy trước khi giao
9. Số lượng đơn hàng giao sai
10. Giờ công lao động
11. Thời gian phải làm thêm
12. Thời gian bị gián đoạn kinh doanh
13. Chi phí bảo trì

KPI / KPIs mẫu cho nhân sự

1. Số lượng nhân viên
2. Số lượng quản lý
3. Tỉ lệ quản lý trên nhân viên
4. Nghỉ việc
5. Số lượng nhân viên mới
6. Số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên
7. Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên
8. Chi phí tuyển dụng nhân sự mới
9. Phần trăm nhân viên được đào tạo đầy đủ
10. Tỉ lệ biến động nhân sự

Độ hài lòng của nhân viên

1. Kết quả hoạt động trên mỗi nhân viên
2. Doanh thu trên mỗi nhân viên
3. Hiệu suất hoạt động

KPI / KPIs cho nhà cung cấp

Độ hài lòng với nhà cung cấp

1. Thời gian phản hồi
2. So sánh chi phí trên từng nhà cung cấp
3. Giao hàng đúng hẹn
4. Độ hài lòng
5. Số lượng hay phần trăm hàng lỗi
6. Công nợ
7. Số lượng nhà cung cấp

Độ hài lòng của nhà cung cấp

1. Lợi nhuận cho nhà cung cấp
2. Phản hồi với nhà cung cấp
3. Thanh toán

KPI / KPIs cho đổi mới sáng tạo

1. Doanh thu trên sản phẩm mới hàng năm
2. Doanh thu từ thị trường mới
3. Doanh thu từ phân khúc khách hàng mới
4. Số lượng khách hàng mới
5. Thời gian ra thị trường của sản phẩm mới
6. Thời gian ra thị trường của dịch vụ mới
7. Ngân sách hàng năm cho R & D

Nếu đọc tới đây, bạn vẫn chưa hiểu KPI là gì, hoặc nếu bạn muốn dành thời gian tìm hiểu sâu hơn về 9 bước xây dựng hệ thống trong doanh nghiệp, xin vui lòng liên lạc với tôi và đặt lịch 1h tại đây nhé.